Privacyverklaring voor deelnemers

Wie is verantwoordelijk

Je werkgever is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens. TalentKeeper is een handelsnaam van Philius B.V. (KvK 09125020, Vondellaan 4, 6881 MC Velp). Wij verwerken de gegevens in opdracht van je werkgever, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens we verwerken

• Je e-mailadres, om je de uitnodiging en eventuele herinneringen te sturen.
• Of je bent uitgenodigd, wanneer je een mail kreeg, of een mail onbestelbaar was en of je de vragenlijst hebt ingevuld.
• Je antwoorden. Die slaan we op zonder je e-mailadres, zonder je naam en zonder tijdstip.

Wat je werkgever ziet

Bij de vragenlijsten voor medewerkers en leidinggevenden: je werkgever ziet nooit jouw antwoorden, alleen groepsresultaten van minimaal 5 mensen. Die resultaten komen pas vrij als de vragenlijst gesloten is. Zolang de vragenlijst loopt, ziet je werkgever wel wie al heeft ingevuld, zodat alleen wie nog niet invulde een herinnering krijgt.

Er is één uitzondering: de vragenlijst over de organisatie, die vertegenwoordigers van HR of de directie invullen. Die vragenlijst gaat over hoe de organisatie het behoud van medewerkers heeft geregeld, niet over jou. Daarom geldt de drempel van 5 hier niet, en kan je werkgever de antwoorden zien, ook als je de enige bent die invult. Dat staat ook in de uitnodiging.

We noemen dit bewust niet volledig anoniem. Wie rechtstreeks toegang heeft tot de database, zou in theorie een inzending aan een deelnemer kunnen koppelen. Die toegang hebben alleen onze eigen systemen en een paar medewerkers van TalentKeeper. Dat staat ook zo in de verwerkersovereenkomst met je werkgever.

Hoe lang we je gegevens bewaren

Je e-mailadres wissen we automatisch 30 dagen nadat de vragenlijst gesloten is. Onze back-ups bewaren we 7 dagen, daarna is je adres ook daaruit verdwenen. Je antwoorden bewaren we zolang je werkgever klant is van TalentKeeper. Ze zijn dan niet aan jou te koppelen. Stopt je werkgever, dan verwijderen we ook de antwoorden.

Waar je gegevens staan

Je e-mailadres, je antwoorden en de gegevens over het versturen staan in de Europese Unie. We gebruiken deze diensten:

• Supabase, voor de database (Frankfurt)
• Railway, voor de server (EU West)
• Vercel, voor de website (Frankfurt)
• Resend, voor het versturen van e-mail (Ierland)
• Sentry, voor foutmeldingen, zonder e-mailadressen of antwoorden (EU)
• Yourhosting, voor onze mailboxen, zoals privacy@talentkeeper.eu (Nederland)

Railway en Vercel houden daarnaast technische logs bij van elk bezoek aan onze website en server, met je IP-adres. Die logs kunnen ook in de Verenigde Staten staan. Railway bewaart ze 90 dagen, Vercel korter. Die doorgifte is geregeld met de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Cookies

De vragenlijst gebruikt geen cookies en geen analytics. Tot je de vragenlijst verstuurt, bewaren we je antwoorden in je eigen browser, zodat ze niet verloren gaan als je de pagina herlaadt. Na het versturen wissen we ze daar.

Je rechten

Je kunt je werkgever vragen om je gegevens in te zien of te laten verwijderen. Je kunt ook mailen naar privacy@talentkeeper.eu. Wij helpen je werkgever dan om je verzoek uit te voeren. Je e-mailadres kunnen we op verzoek meteen wissen. Je antwoorden zijn niet aan jou te koppelen, dus die kunnen we ook niet apart terugvinden of verwijderen.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Vragen over privacy: privacy@talentkeeper.eu. Andere vragen: support@talentkeeper.eu.